Reisekosten eines Arbeitnehmers sind seine Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, die Übernachtungs- und Reisenebenkosten (Einzelheiten s. unten). Dabei wird nicht unterschieden zwischen einer Dienstreise, einer Fahrtätigkeit oder einer Einsatzwechseltätigkeit (z. B. bei Bau- oder Montagearbeiten). Entstehen bei der Auswärtstätigkeit Reisekosten, ist zu unterscheiden, ob die Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet werden oder Sie die Reisekosten (zum Teil) selbst tragen. Im letzteren Fall können Sie diese als Werbungskosten bei der Einkommensteuererklärung (Anlage N) geltend machen.

Reisekosten fallen für den Unternehmer anlässlich einer Geschäftsreise an. Eine solche liegt vor, wenn der Gewerbetreibende oder Freiberufler vorübergehend außerhalb seiner Wohnung bzw. seiner Betriebsstätte tätig wird. In diesem Fall sind alle Aufwendungen, wie sie auch beim Arbeitnehmer anfallen können, Betriebsausgaben.

II. Diese Kosten können Sie absetzen

1. Fahrtkosten

Fahrtkosten sind die Aufwendungen, die durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels (z. B. eigener Pkw, angemieteter Pkw) zu beruflichen Zwecken entstehen. Werden fremde Verkehrsmittel genutzt (Bus, Taxi, Bahn, Flugzeug, Schiff), ist der entrichtete Fahrpreis anzusetzen.

Hinweis: Die Ausgaben für eine Bahncard können angesetzt werden, wenn sich die Fahrtkosten für alle Auswärtstätigkeiten eines Jahres mindestens in Höhe der Kosten der Bahncard tatsächlich verringern.

Fahren Sie mit dem eigenen Fahrzeug zum Arbeitsplatz (erste Tätigkeitsstätte), können Sie die Fahrtkosten mit den pauschalen Kilometersätzen (z. B. 0,30 € pro Entfernungskilometer als Entfernungspauschale beim Pkw) ansetzen.

Hinweis: Vom 1.1.2022 bis 31.12.2026 beträgt die Entfernungspauschale für Fernpendler ab dem 21. Kilometer 0,38 €.

Benutzen Sie Ihr privates Fahrzeug, kann aber auch der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs angesetzt werden, der auf die beruflichen/betrieblichen Fahrten entfällt oder ein auf der Basis der Gesamtkosten eines Jahres ermittelter Kilometersatz. Hierfür müssen Sie die gefahrenen Kilometer nachweisen (z. B. anhand eines Fahrtenbuchs). Die Verwendung der Kilometersätze der ADAC-Tabellen ist nicht zulässig. Die Möglichkeit, die anteiligen Gesamtkosten geltend zu machen, empfiehlt sich, wenn Sie bei Dienstreisen längere Strecken fahren.

Zu den Gesamtkosten des Fahrzeugs gehören z. B. Treibstoff- sowie Wartungs- und Reparaturkosten, Garagenmiete, Kfz-Steuer, Beiträge für Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, Abschreibungen (Nutzungs­dauer eines neuwertigen Pkw: 6 Jahre) sowie die Zinsen für ein Anschaffungsdarlehen, bei einem Leasingfahrzeug die Leasingraten und -sonderzahlungen. Park- und Straßenbenutzungsgebühren, Beiträge für Insassen- und Unfallversicherungen sowie Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder gehören nicht zu den Gesamtkosten.

Tipp: Wann und ob Unfallkosten zu den Gesamtkosten eines Fahrzeugs gehören, ist von vielen Faktoren abhängig. Bitte sprechen Sie uns im Zweifelsfall an.

Aufwendungen in Zusammenhang mit der Beseitigung oder Linderung von Körperschäden, die durch einen Unfall auf einer beruflich veranlassten Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte eingetreten sind, können zusätzlich als Werbungskosten abgezogen werden. Sie werden von der Abgeltungswirkung der Entfernungspauschale nicht erfasst. Diese erstreckt sich nur auf fahrzeug- und wegstreckenbezogene Aufwendungen.

Hinweis: Werden für ein Jahr alle Kosten aufgelistet, der Kilometerstand am Anfang und Ende des Jahres festgehalten und der individuelle Kostensatz pro Kilometer berechnet, wird dies das Finanzamt im Allgemeinen nicht beanstanden. Der so errechnete Kilometersatz gilt in der Folgezeit so lange wie das gleiche Fahrzeug genutzt wird bzw. die Abschreibungszeit dauert.

Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit einem Taxi können nur in Höhe der Entfernungspauschale als Werbungskosten in Ansatz gebracht werden.

Besonderheit „Sammelpunkt“: Liegt keine erste Tätigkeitsstätte (siehe III. 1.) vor und bestimmt der Arbeitgeber, dass Sie sich typischerweise an einem festgelegten Ort (Sammelpunkt), der keine erste Tätigkeitsstätte ist, einfinden sollen, um von dort die unterschiedlichen eigentlichen Einsatzorte aufzusuchen (z. B. Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, Busdepot, Fährhafen), werden Fahrten von der Wohnung zu diesem Sammelpunkt wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte behandelt. Für diese Fahrten dürfen Sie Fahrtkosten nur im Rahmen der Entfernungspauschale ansetzen.

Besonderheit „Weiträumiges Tätigkeitsgebiet“: Wird die berufliche Tätigkeit typischerweise in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ausgeübt, gilt auch für diese Fahrten von der Wohnung die Entfernungspauschale. Wird das weiträumige Tätigkeitsgebiet immer von verschiedenen Zugängen aus betreten oder befahren, ist die Entfernungspauschale aus Vereinfachungsgründen bei diesen Fahrten nur für die kürzeste Entfernung von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang anzuwenden.

Für alle Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebiets sowie für die zusätzlichen Kilometer bei den Fahrten von der Wohnung zu einem weiter entfernten Zugang können Sie die tatsächlichen Aufwendungen oder den maßgebliche pauschalen Kilometersatz für die gefahrenen Kilometer ansetzen.

Beispiele: Der Flughafen ist laut Bundesfinanzhof für einen Arbeitnehmer der im Servicebereich des Flughafens tätigen Tochtergesellschaft des Flughafenbetreibers seine erste (großräumige) Tätigkeitsstätte. Ein Gesamthafenarbeiter ist arbeitsrechtlich dem jeweiligen Einzelhafenbetrieb zugeordnet. Laut Bundesfinanzhof muss das Finanzgericht Hamburg im zweiten Rechtsgang noch prüfen, ob die dauerhaften Zuordnungen jeweils auch zu ortsfesten betrieblichen Einrichtungen der Einzelhafenbetriebe erfolgt ist.