Kaufmännisches Bestätigungsschreiben
Das Handelsrecht lebt nicht nur von den im Handelsgesetzbuch ausdrücklich geregelten Vorschriften. Vielmehr hat auch die Praxis der Kaufleute Institute hervorgerufen, die im Alltag gelten. Man spricht von einem Handelsbrauch. Ein solcher setzt eine gleichmäßige, einheitliche und freiwillige tatsächliche Übung voraus, die sich innerhalb eines angemessenen Zeitraumes für vergleichbare Geschäftsvorfälle gebildet hat. Faktisch muss es etwas sein, was die Kaufleute freiwillig bereits seit Jahrzehnten oder Jahrhunderten machen.
Ein solcher Handelsbrauch ist das Schweigen auf ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben. Unter Kaufleuten ist es nicht unüblich, nach tatsächlichen oder vermeintlichen Vertragsabschlüssen eine Bestätigung mit den wesentlichen Vertragspunkten herauszuschicken. In der Praxis ist es jedoch oft so, dass das Bestätigungsschreiben von den getroffenen Vereinbarungen abweicht. Wenn der Kaufmann auf dieses geänderte Schreiben nicht reagiert (schweigt), so gilt sein Inhalt als festgelegt. Mit einem solchen Bestätigungsschreiben kann sogar ein nicht geschlossener Vertrag hervorgerufen werden.
Die erste Voraussetzung für das Bestätigungsschreiben ist, dass beide Parteien Kaufleute sind oder wie Kaufleute am Geschäftsverkehr teilnehmen. Dieser Begriff ist daher nicht strikt an die Eigenschaft als Kaufmann geknüpft, sondern auch professionell auftretende Unternehmen sollen von diesem Handelsbrauch umfasst sein. Davon sind auch Kleingewerbetreibende umfasst.
Weiterhin müssen Vertragsverhandlungen stattgefunden haben. Ergebnis muss nicht zwingend ein Vertragsschluss sein; vielmehr können auch beide Parteien (fälschlicherweise) davon ausgehen, dass ein Vertrag geschlossen wurde. Das Mittel der Vertragsverhandlungen (per Telefon, E-Mail, mündlich) ist irrelevant.
Das Schreiben muss auch in zeitlichem Zusammenhang zu solchen Vertragsverhandlungen stehen. Ein deutlich verspätetes Schreiben stellt keine Bestätigung mehr dar. Beispielsweise sollten fünf Tage noch ausreichen, drei Wochen aber nicht.
Ferner muss der wesentliche Inhalt übereinstimmen. Ein Bestätigungsschreiben liegt somit nicht mehr vor, wenn der Vertrag ein gänzlich anderer ist. Nebenpunkte müssen dagegen nicht zwingend übereinstimmen; vielmehr werden diese mit dem Bestätigungsschreiben später Inhalt des Vertrages.
Letztlich darf der Absender der Bestätigung nicht wissentlich von den in den Vertragsverhandlungen geschlossenen Punkten abweichen. Eine solche Vorgehensweise lässt das Bestätigungsschreiben nicht zu.
Folgen eines solchen Bestätigungsschreibens ist, dass der Vertrag mit dem Inhalt des Bestätigungsschreibens geschlossen wird. Sollte das Bestätigungsschreiben inhaltlich mit den Vertragsverhandlungen übereinstimmen, so wirkt dies rein deklaratorisch. Sollte das Bestätigungsschreiben aber (unbewusst) in einigen Punkten abweichen, so gilt der Vertrag mit eben diesem Inhalt als geschlossen. Das Bestätigungsschreiben begründet erst den Inhalt des Vertrages. Gleichzeitig eröffnet ein Bestätigungsschreiben vor Gericht eine deutlich vereinfachte Beweislage für den Erklärenden.
Dem Empfänger eines solchen Schreibens verbleibt aber die Möglichkeit, dem Schreiben unverzüglich zu widersprechen.
Unternehmen sind in der Praxis gut beraten, wenn sie diesen Handelsbrauch und die damit auch einhergehenden Gefahren kennen, um schnell darauf zu reagieren.
Bolwindokters berät umfassend im Bereich des Handels- und Vertragsrechts.